Arbetsordning för styrelse, valberedning, programkontor och programchef för det strategiska innovations-programmet för sakernas internet, IoT Sverige

Beslutade av styrelsen 2019-09-06

Ladda ner arbetsordningen i pdf-format

IoT Sverige är ett nationellt strategiskt innovationsprogram för sakernas internet som finansieras inom ramen för Vinnova, Energimyndigheten och Formas gemensamma satsning på strategiska innovationsområden. Programmet upprättades 2014, utvärderas av finansiärerna vart tredje år, och förväntas pågå till och med 2026.

Styrelsen är IoT Sveriges beslutande organ med beslutandeansvar för programmets strategi och genomförande. Aktuell sammansättning för styrelse och valberedning presenteras på www.iotsverige.se. Uppsala universitet är programmets koordinator samt huvudman för programledning och programkontor.

 

VILLKOR FÖR PERSONLIGT ENGAGEMANG SOM LEDAMOT I IOT SVERIGE

En ledamot ska vara en person som representerar en svensk organisation (juridisk person) som har en tydlig relevans för IoT Sveriges verksamhetsområde och/eller kan bidra till att IoT Sveriges vision uppfylls. Ledamoten utses i egenskap av hens person och personliga kompetenser. Om ledamoten under sin mandatperiod byter arbetsgivare, kompetensinriktning edyl, ska hen kontakta styrelsens ordförande som beslutar om ledamotens engagemang fortfarande är relevant.

En ledamot förväntas vara insatt i programmets verksamhetsområde, effektlogik och jämställdhetsstrategi, samt att bidra till att programmets mål och vision uppnås. I sitt arbete förväntas ledamoten att alltid agera utifrån programmets behov snarare än den egna organisationens behov.

Det är ledamotens ansvar att se till att hen har nödvändiga tillstånd och godkännande från sin arbetsgivare för att kunna utföra arbetet i den omfattning som krävs, samt att meddela styrelsen och programledningen om eventuella jävsförhållanden eller potentiella sådana.

Ingen ekonomisk ersättning utgår för arbetet. Däremot kan ledamoten få ersättning för omkostnader i samband med arbetet, tex resor och boende, om detta i förväg överenskommes med programledningen. Eventuella bokningar ska göras via programkontoret.

Person som uppfyller villkoren för engagemang som ledamot och är intresserad av att delta i styrelsearbetet eller i valberedningen, har rätt att kontakta valberedningen för diskussion kring eventuell kandidatur till styrelsen eller valberedningen.

 

ARBETSORDNING FÖR STYRELSE

ANSVARSOMRÅDE

Styrelsen beslutar om

  • Strategi och vilka insatser som ska prioriteras inom programmet
  • Rekommendationer till Vinnova för innehåll, inriktning och prioritering av programmets budget för utlysningar
  • Rekommendationer till Vinnova för innehåll, inriktning, prioritering av programmets budget och genomförare av strategiska (enskilda) projekt
  • Programmets organisation i form av tillsättande av arbetsgrupper och kommittéer
  • Utse nya styrelseledamöter enligt valberedningens förslag
  • Utse valberedning, enligt valberedningens förslag om sådan finns
  • Utse viceordförande i styrelsen

SAMMANSÄTTNING OCH FÖRNYELSE

Styrelsen ska bestå av minst åtta (8) och högst tolv (12) ledamöter varav en ordförande och en viceordförande. Styrelsen har inga suppleanter.

Styrelsens sammansättning ska på en övergripande nivå ha representanter för programmets behovsägare (offentlig sektor) i majoritet. Det ska också strävas efter en bra balans mellan representanter från övriga sektorer, dvs näringsliv/privat sektor, akademi/forskningsinstitut och civilsamhället.

Styrelsen ska vara jämställd, dvs 40-60% av vardera juridiskt kön.

Ledamöter utses för en mandatperiod på högst två kalenderår i taget. En ledamot kan utses flera på varandra följande mandatperioder.

  • Styrelseordförande utses för en mandatperiod på två kalenderår
  • Viceordförande utses det år styrelseordförande inte utses, för en mandatperiod på två kalenderår

Om en ledamot inte kan fullfölja sitt uppdrag enligt Villkor för personligt engagemang som ledamot i IoT Sverige, ska hen meddela styrelseordförande som kontaktar valberedningen för diskussion om ersättningsledamot ska utses. Beslut tas på nästkommande styrelsemöte.

  • Om styrelseordförande inte kan fullfölja sitt uppdrag ersätts styrelseordförande av viceordförande ut hens mandatperiod
  • Om viceordförande inte kan fullfölja sitt uppdrag utses ny viceordförande inom styrelsen, för perioden fram till nästa ordinarie utseende av viceordförande

BESLUTSFÖRHET

Styrelsen är beslutsför när minst hälften av ledamöterna är närvarande, varav en av dessa är ordförande eller viceordförande. Styrelseledamöter som anses vara jäviga i en särskild beslutspunkt ska anses som inte närvarande för respektive beslut.

Beslut avgörs genom enkel majoritet, och ordförande, eller viceordförande i de fall ordförande inte är närvarande, har utslagsröst vid lika röster.

Beslut kan fattas per capsulam, varvid protokoll innefattande förslag till beslut dokumenteras och därefter cirkuleras eller utsänds på lämpliga sätt till var och en av styrelseledamöterna. En förutsättning för att ta beslut i denna ordning är att samtliga styrelseledamöter är eniga i det beslut som fattas.

MÖTE, KALLELSE, HANDLINGAR OCH AGENDA

Styrelsen sammanträder minst fyra (4) gånger per år och därutöver vad som löpande överenskommes i styrelsen som helhet. Styrelseordförande och programchef äger rätt att i samråd kalla till extra styrelsemöte.

Till styrelsemöte kallas samtliga styrelseledamöter, programchef och Vinnovas representant. Programchef ska alltid närvara vid styrelsemötet. Övrig personal vid programkontoret, Vinnovas representant(er) samt representant från programmets koordinator har närvaro och yttranderätt vid styrelsemötet.

Kallelse till styrelsemöten ska ske per epost senast 14 dagar före mötesdatum och alla handlingar ska skickas per epost till samtliga kallade senast fyra (4) arbetsdagar innan mötet. Närvaro per telefon/video ska vara möjligt. Programchef ansvarar för att skicka ut kallelse och underlag.

Styrelsemöten ska protokollföras och återge fattade beslut samt innehålla de underlag som kan bedömas ha varit av betydelse för beslutet. Protokollet ska undertecknas av sekreteraren och justeras av mötets ordförande samt justerare. Programchef ansvarar för att protokoll förs och protokollen förvaras vid programkontoret.

Varje styrelsemöte ska som fasta punkter ha:

  • Utse sekreterare samt en (1) justerare
  • Godkännande av föregående protokoll
  • Strategiska frågor
  • Statusuppdatering inklusive ekonomisk ställning

Alla punkter ska var tydligt angivna beslutsfrågor alternativt informationsfrågor. Enskild styrelseledamot kan väcka förslag till styrelsen.

 

ARBETSORDNING FÖR VALBEREDNING

ANSVARSOMRÅDE

Valberedningen agerar på uppdrag av IoT Sveriges styrelse och ansvarar för att lägga fram förslag på nya ledamöter till styrelsen inför varje kalenderår, samt förslag på ny valberedning.

Valberedningens förslag på nya styrelseledamöter ska

  • Innehålla förslag på nya styrelseledamöter samt i förekommande fall förslag på ny styrelseordförande
  • Läggas fram till styrelsen senast vid kalenderårets sista styrelsemöte. Underlaget ska lämnas in enligt gällande arbetsordning avseende Möte, kallelse, handlingar och agenda
  • Vara i enlighet med gällande arbetsordning avseende Sammansättning och förnyelse samt Villkor för personligt engagemang som ledamot i IoT Sverige

RIKTLINJER FÖR VALBEREDNINGENS ARBETE

  • Valberedningens ledamöter ska vara oberoende och ha god insikt i IoT Sveriges verksamhetsområde och effektlogik
  • Valberedningen ska bestå av minst tre (3), men företrädesvis sex (6), ledamöter
  • Mandatperioden för en ledamot är ett (1) år
  • Valberedningen ska förnyas med minst en (1) person varje år
  • Valberedningen utser själva ordförande inom gruppen och sammanträder i den omfattning uppdraget kräver
  • Valberedningen ska till styrelsen lämna förslag på ledamöter till valberedning senast 15 juni varje år, varpå styrelsen utser valberedningen, för att säkerställa relevant tid för valberedningsarbetet

 

ARBETSORDNING FÖR PROGRAMKONTOR OCH PROGRAMCHEF

Programkontoret är placerat vid Uppsala universitet som är programmets koordinator. Programchef är ansvarig för och leder programkontorets verksamhet.

ANSVARSOMRÅDE

Programkontoret genom programchef har ansvaret för

  • Löpande drift av programmet
  • Operativt verkställa styrelsens beslut
  • Ta fram underlag till programmets verksamhetsplan
  • Föreslå och ta fram underlag till strategiska (enskilda) projekt till styrelsen
  • Kommunicera programmets verksamhet till omgivningen
  • Säkerställa att all nödvändig rapportering till Vinnova genomförs i enlighet med uppdraget
  • Närvara vid de arbetsmöten, konferenser och andra aktiviteter som anordnas av Vinnova och som syftar till utveckling av programmet, erfarenhetsutbyte och lärande
  • Löpande och inför styrelsemöten kommunicera med styrelseordförande om programkontorets verksamhet

TILLSÄTTNING AV PERSONAL

Programchef utses av chef för UU Innovation i samråd med programmets styrelseordförande, för en mandatperiod på upp till tre år. Uppdraget kan innehas i flera på varandra följande mandatperioder.

Programchef beslutar om struktur och rutiner för programkontor och programledning i samråd med chef för UU Innovation. Personal vid programkontoret är anställd vid avdelningen UU Innovation på Uppsala universitet och tillsätts av programchef i samråd med chef för UU Innovation. Framtagning av kompetensprofil för programledningen ska ske i samråd mellan programchef och styrelsen.

RAPPORTERING AV PROGRAMKONTORETS VERKSAMHET

Programchef rapporterar i alla delar som rör IoT Sveriges verksamhet till IoT Sveriges styrelse, och i alla delar som rör programkontorets linjeverksamhet till chef för UU Innovation.

Programkontorets ekonomi ska redovisas inom ramen för UU Innovations ekonomi, men på ett sådant sätt att den kan åtskiljas från avdelningens övriga ekonomi, samt enligt gällande krav på redovisning till Vinnova.