För att underlätta för dig som arbetar inom projekt som fått finansiering inom ramen för det strategiska innovationsprogrammet IoT Sverige finns här samlad information som är till hjälp i arbetet.

Projekt inom programmet

Projektet ska vara representerat av behovsägare samt minst en projektpartner vid konferenser och andra aktiviteter som anordnas av IoT Sverige.

Vid varje offentliggörande av projektresultat ska det anges att arbetet utförts inom det Strategiska innovationsprogrammet IoT Sverige, en gemensam satsning av Vinnova, Formas och Energimyndigheten (t.ex. publicering oavsett medium och muntliga presentationer).

Projektet ingår i det Strategiska innovationsprogrammet IoT Sverige och ska samverka med programmets programkontor i genomförandet.

Finansiering

Projektets finansiering hanteras av Vinnova. Programkontoret på IoT Sverige samarbetar nära med Vinnova för att rapportering och projekt ska fungera så bra som möjligt.

Under projektets gång ska rapporter lämnas in till Vinnova och kopia på rapporten ska skickas till programkontoret.

Mer information om rapportering till Vinnova finns här. I det beslut som projektet fått om beviljad finansiering anges datum för respektive rapporteringstillfälle.

Vinnovas allmänna villkor för bidrag

Projektkoordinator resp. projektledare

Koordinerande projektpart, eller projektkoordinator, är den projektpart som är ansvarig för kontakten med Vinnova. Det innebär att koordinator förmedlar information mellan de övriga projektparterna och Vinnova. Koordinator ansvarar även för att alla handlingar och rapporter kommer in till Vinnova som de ska.

Utbetalningarna går alltid till koordinatorn, som fördelar bidraget till bidragsmottagarna.

Projektledare är den person som kopplas till projektet i Intressentportalen och arbetar oftast i organisationen hos koordinator. I praktiken gör projektledaren det som koordinatorn ansvarar för, till exempel lämna in rapporter eller rapportera förändringar i projektet.

Startrapportering

När projektet meddelats beslut om beviljad finansiering ska den villkorsbilaga som sänts ut med beslutet lämnas in till Vinnova. Denna villkorsbilaga ska vara undertecknad av projektledare och behörig firmateckare för den organisation som är koordinerande part i projektet.

Det är också viktigt att noggrant läsa Vinnovas Guide till stödberättigande kostnader.

Guide för projektparts godkännande (pdf)

Blankett för projektparts godkännande (dotx)

Agenda 2030-klassificering i startrapport – Guide (pdf)

Lägesrapportering under projekttiden

Lägesrapporter och ekonomiska redovisningar skickas till Vinnova via Intressentportalen.
Lägesrapporten är en kontinuerlig avstämning, oftast var sjätte månad, så att Vinnova ser hur projektet går. Ni ska bland annat redovisa hur ni ligger till mot projektbeskrivningen och lämna en kostnadsredovisning för varje part.

Ytterligare rapportering från projektet direkt till programkontoret kommer att vara aktuell.

Slutrapportering

En slutrapport som sammanfattar hur projektet genomfördes och vad resultatet blev samt en ekonomisk slutredovisning skickas till Vinnova. Vissa projekt ska enligt Vinnovas allmänna villkor bifoga revisorsintyg till slutrapporten.  Samtliga dokument skickas in via Intressentportalen.

Mall revisorsintyg (docx)

Instruktion till revisors granskning av bidragsprojekt (pdf)

Förändringar under pågående projekt

Det är viktigt att ni informerar Vinnova om förändringar under projektet, så att vi kan ta ställning till fortsatt finansiering. ­Till exempel måste ni meddela både Vinnova och även programkontoret om ni byter projektledare eller blir försenade.

Använd funktionen Begäran om ändring i Intressentportalen.

Om någon part i projektet får problem med ekonomin är det viktigt att ni kontaktar er handläggare omedelbart, eftersom Vinnova inte får betala ut pengar till organisationer med ekonomiska svårigheter.

Vad ska göras när man byter eller får en ny projektledare?

Projekten ska meddela Vinnova vem som slutar som projektledare samt vem som är ny projektledare samt kontaktuppgifter.
Använd funktionen Begäran om ändring i Intressentportalen.

Projekten ska också meddela programkontoret att de bytt projektledare, samt delge programkontoret de nya kontaktuppgifterna.

Programkontoret kommer sedan att;

  • Bjuda in projektledaren till Trello.
  • Dela kontaktuppgifterna (byta ut tidigare projektledare) i grupper.
  • Byta uppgifterna på IoT Sveriges webb.
  • Bjuda in projektledaren till Facebookgruppen IoT-hubbarna.