Planera och budgetera för kommunikation

Se till att redan från början planera för hur ni ska kommunicera om ert projekt och dessutom är det bra att avsätta en budget för kommunikation. Syns man inte finns man inte, brukar det heta. Om ni vill sprida information om ert projekt är det viktigt att tänka igenom kommunikationen.

Kommunikationens roll är att hjälpa till att driva på verksamhetsmålen. Om ni tycker det är svårt att planera kommunikation, fundera på vilka kompetenser som redan finns i er organisation eller ert företag för att se om ni kan få hjälp där. 

Dokumentera i ord och bild

Vi på IoT Sverige är måna om att kommunicera om ert projekt i dess helhet och vi hjälper gärna till att skapa och sprida övergripande kommunikation om projektet. Beroende på var ni befinner er i er innovationsprocess så kommer så klart kommunikationen att spela olika roll. I förberedelse- och prototyprojekt kommer det förmodligen mest att handla om att berätta att ni gör det ni gör samt kommunicera något resultat när ni närmar er slutet. Genomförandeprojekt har oftast en större resa att kommunicera där det går lättare att hitta nedslagspunkter längs med resans gång för kommunikation.

Kom också ihåg att oavsett projekttyp dokumentera resans gång i ord och bild – flera andra IoT-projekt samt aktörer inom kommuner och regioner har intresse att följa er och vad ni gör för att se om det går att lära av ert projekt. 

Involvera projektets parter

Glöm inte att interkommunikationen är viktig! Hur kan alla i projektet hålla sig uppdaterade om vad som händer? Kan ni skapa en gemensam yta där ni har gemensam tillgång till projektmaterialet? Tänk på att involvera projektets alla parter i kommunikationen. Alla organisationer/företag i projektet har tillsammans förmodligen ett stort kommunikationsnätverk redan som ni kan dra nytta av. Se till att projektet finns med på hemsidor och i annat material från er organisation. Involvera era organisationers kommunikatörer redan från start! 

Avsändare

Projekt som har fått finansiering genom IoT Sverige måste ha med IoT Sveriges samt finansiärernas (Vinnova, Energimyndigheten och Formas) loggor på allt material som produceras. Loggorna hittar du här. 

Kommunikationsplan – förslag på rubriker

Här kommer ett förslag på hur en enkel kommunikationsplan kan se ut och vilka rubriker ni kan utgå ifrån. Alla projekt är olika och ni kan behöva lägga till eller ta bort delar så det anpassas efter just er verklighet. 

Kommunikationsplan
NAMN på projekt

1. Sammanfattning av projekt
   Kort sammanfattning på några få meningar om ditt projekt och vad det går ut på.

2. Mål med kommunikationen
   Definiera vad ni vill åstadkomma med er kommunikation om projektet. Kommunikationens mål ska helst baseras på projektets övergripande mål. 

3. Målgrupper
   Definiera era målgrupper och prioritera dem. Vilken/vilka målgrupper är de viktigaste? 

4. Budskap
   Konkretisera med några få meningar vad ert huvudsakliga budskap med kommunikationen är. Om ni har möjlighet så tänk också igenom vilket budskap ni ska förmedla till vilken målgrupp. 

5. Kommunikationsaktiviteter
   Gör en aktivitetsplan över era planerade kommunikationsinsatser. Dessa är lätta att glömma bort annars och att ni riskerar att hamna i tidsbrist. 

6. Kanaler och outreach
   Vilka är era primära kanaler för att nå ut? Vilken målgrupp når ni i vilken/vilka kanaler? Exempel på kanaler är webbsida, nyhetsbrev, direktmejl och sociala medier. Tänk på att ni inte nödvändigtvis måste skapa egna kanaler utan ni kan använda de som redan finns inom er organisation. 

7. Press
   Vilken press bör ni bearbeta, lista de viktigaste aktörerna. Tänk framför allt på lokalpress samt branschpress. Säg gärna till IoT Sveriges kommunikatörer när ni gör press så ska vi göra vad vi kan för att hjälpa till att sprida också. 

8. Uppföljning statistik samt ev nollmätning eller utgångspunkter
   Mätning och uppföljning är a och o. Sätt upp mätpunkter, hur ska ni mäta era kommunikationsinsatser? Statistik på webb, antal publikationer/kalendarium med mera?

9. Risker
   Gör en riskbedömning. Att ha tänkt igenom eventuella risker med projektet och hur dessa ska hanteras kommunikativt är en stor hjälp om det uppstår en kris.

Nyhetsbrev

Se till att registrera er för vårt nyhetsbrev. Då håller ni er uppdaterade om IoT Sveriges nyheter, nya utlysningar och om IoT Forum där vi delar kompetenser och erfarenheter med varandra. Se till att alla som är engagerade i projektet får nyhetsbrevet och inte bara projektledaren. 

Sociala medier

IoT Sverige finns på LinkedIn samt på YouTube – följ oss gärna och tagga oss när du delar information om ert projekt så delar vi gärna er information på våra konton.