Konsten att bevara glöden – från projekt till förvaltning

Ungefär här kom jag in i bilden

Mellan 2022 och 2023 fick Kommunal utveckling ta över facklan för IoT-projektet. Det var ungefär då jag sökte tjänsten som utvecklingsledare. Uppdraget lät verkligen intressant: ”du kommer leda ett nystartat IT-/digitaliseringschefsnätverk samt projektleda ett länsövergripande IoT-projekt.” Som tidigare kommunanställd hade jag stött på IoT genom våra regionala nätverk och hade en viss koll på behovet av ett LoRa-nät. Men att mäta med sensorer är en sak. Att skapa nyttan en annan. Nu fanns allt serverat, plattformen upphandlad, projektplanen uppritad, ytterligare projektfinansiering från IoT Sverige beviljad. Ändå befann vi oss med vårt nya projektteam på ruta ett.

I projektet ”Internet of Things Jönköpings län” som pågår från februari 2023 till december 2024, lades stor vikt vid den långsiktiga målsättningen att etablera en infrastruktur för IoT. Själva ordet projekt betyder plan eller utkast. Att hitta en plan för enkel uppskalningsbar verksamhetsnytta kan låta enkelt, men ändå har det visat sig vara pudelns kärna.

Våra goda exempel och verksamhetens behov

Genom årens lopp har flera eldsjälar riktat fokus mot IoT och vaskat fram goda exempel i länets kommuner. Men vad händer när eldsjälarna försvinner, och hur hanterar vi de IoT-tillämpningar som tagits fram? Hur skalar vi upp goda exempel, och vem gör vad? För kommunerna behövdes en tydlighet, och uppgiften landade hos oss på Kommunal utveckling.

IoT-projektet var ett nytt fenomen att hantera, och för att bygga en ny organisationsstruktur behöver vi skapa en förståelse för byggblocken. Kommunal utveckling ingår i RSS-strukturen och stöttar kommunerna i samverkan och kunskapsutveckling (framför allt inom socialtjänsten). Här fanns redan etablerade digitaliseringsnätverk för verksamhetsutvecklare från utbildnings- och socialförvaltningen. När verksamhetsutvecklarna fick fundera över nyttan med IoT märkte vi snart att de lågt hängande frukterna riktade in sig på lokalen verksamheten bedrevs i, snarare än verksamhetens kärnuppdrag.

Likaså såg vi att majoriteten av våra goda exempel fanns inom sektorer som vi vanligtvis inte hanterar. IoT-fastighetsnätverket etablerades och fylldes snabbt med medarbetare från kommunernas tekniska förvaltningar och kommunala fastighetsbolag. Här fanns ett uppdämt behov av att prata digitalisering och fastighetsutveckling där IoT blev lägerelden att samlas kring.

IoT-dag, IoT-roadshow och IoT Fastighet

Om det finns något vi gjort bra i projektet och som bör repeteras i en förvaltningsorganisation så är det marknadsföringen. Även om kommundirektörerna fattat ett långsiktigt beslut om en länsgemensam IoT-plattform så är det inte ett likhetstecken med att informationen är spridd inom hela organisationen. Vår första IoT-dag 2023 syftade till att i princip tala om vad IoT är och att informera om vår länsgemensamma investering.

Att tänka horisontellt kring data i stället för stuprör var ett viktigt budskap. Jönköpings kommun gav draghjälp, men behovet av att prata IoT med fler kommuner i länet blev tydligt. IoT-roadshow var på många vis viktigare än vad vi kunnat ana. Vi välkomnades in till samtliga kommuner i länet och fick berätta om IoT-projektet för kommunernas direktörer, förvaltningschefer och digitaliseringsstrateger.

Vad mötte vi? Eldsjälsdrivna kommuner som tappat sin medarbetare, kommuner som saknade en bra affärsmodell för ett LoRa-nät och framför allt medarbetare från tekniska- och det kommunala fastighetsbolaget som gärna deltog i vårt nya nätverk, IoT Fastighet. Vår IoT-roadshow skapade nya dialoger och en tydligare riktning för oss själva.

Från projekt till förvaltning – använd dessa punkter

Att gå från projekt till förvaltning kan låta mindre spännande, men i själva verket är det här den verkliga utvecklingen börjar. Vi befinner oss redan mitt i det smarta samhället, och innovationstakten visar inga tecken att avta. Från januari 2025 kommer en ny förvaltnings- och utvecklingsorganisation att ta form, där jag kommer få välkomna två nya kollegor som tar vid där IoT-projektet lämnar över.

Kommunerna håller ett högt tempo, och precis som Digitaliseringsrådet ville redan 2020, är vi fortfarande måna om att öka användningen av IoT. En känsla jag har är att det bubblar mycket, vi är nära en rejäl uppskalning av mängden IoT-sensorer. Flera IoT-tillämpningar har visat sig vara både ekonomiskt och miljömässigt fördelaktiga jämfört med traditionella lösningar.

Trots att projektet närmar sig sitt slut har erfarenhetsutbytet mellan kommuner och organisationer aldrig varit större. Vad gör vi i Region Jönköpings län, och vad kan vi lära oss av andra organisationer? Jag skulle vilja lyfta följande tankar som behöver finnas vid övergången till en framtida förvaltning:

• Att ta ett tydligt ägarskap för IoT-organisationen – kommuner och kommunala bolag behöver tydlig vägledning om vad som förväntas av dem och vilket stöd de kan få från oss på Kommunal utveckling, som central organisation.
• Att synas och höras – Aktiviteter som IoT-dagen och IoT-roadshow behöver finnas i en förvaltningsorganisation. Vi bär facklan och fortsätter bjuda in kommunerna.
• Att sprida goda exempel – som att Jönköping satt upp en dubbelriktad kommunikation mellan IoT-plattformen och SCADA-systemet, eller att Eksjö mäter temperatur i medicinkylskåp. Vi behöver även fånga kommunerna som avser skala upp goda exempel.
• Att nätverka. Det har faktiskt startat upp ett helt nytt IoT-nätverk, med organisationer från Helsingborg i söder till Skellefteå i norr. Du är välkommen att delta!
• Att ingå i samarbeten – och fortsätta söka nya delprojekt. Som ny inom IoT-världen har det varit värdefullt att ingå som projektpartner till RISE, Smart City Lab.
• Att främja innovation – Att skapa nya IoT-tillämpningar i vår horisontella IoT-plattform förutsätter, just det – innovation. Innovation är viktigt men resurskrävande, men en förutsättning för att skapa verksamhetsnytta (och komma bort från data som finns i vertikaler/silos).
• Att vara lyhörd – inom verksamhetsutveckling behövs känselspröt och förmågan att vara uppsökande, i en central funktion är det viktigt att bevara kundrelationerna. Fungerar IoT-tillämpningen som tilltänkt? Behöver vi ta en kontakt med vår leverantör? Vad fungerar bra och vad kan förbättras?
• Att vara hands on – precis som vid ett projekt behöver det agila arbetssättet leva kvar i en förvaltning.
• Att låta energibolaget sköta nätdrift – Det är erfarenheten vi har från den genomförda IoT-roadshowen. Kolla grannkommunen eller grannregionen (eller längre bort) om det egna energibolaget inte är intresserade av att agera nätoperatör. Det viktiga är att affärsmodellen inte är kostnadsdrivande.
• Att föregå med gott exempel – På Kommunal utveckling vill jag att vi ska agera exempelkommunen och sätta upp sensorer för att mäta nyttjandet av flexrum, luftkvalitet i konferensrummet och så vidare. På så vis kan vi lära oss mer om det systemet vi ska förvalta.
• Att tydliggöra att IoT är en pusselbit – IoT-projektet har gett insikter om andra behov. Genom datainsamling mäter vi verkligheten och skapar förutsättningar för interoperabilitet och AI i en datadriven organisation.
• Sist men inte minst, bjud på dig själv – det är omöjligt att ha koll på allt som sker inom IoT, akronymerna är många och det dyker upp nya begrepp titt som tätt. Att sticka ut hakan kan alltid ge nya insikter och lärdomar.

Hör gärna av dig…

… om du vill veta mer om vår länsgemensamma satsning eller ingå i det nya IoT-nätverket.
Psst! Spana gärna in vår hemsida iotjonkopingslan.se
Tillsammans driver vi utvecklingen framåt och bevarar IoT-glöden.