En konst att skriva bra ansökningar
IoT Sverige har öppnat utlysningen för 2022; IoT för innovativ samhällsnytta. Möt Gustaf Ulander på Skellefteå kommun som delar med sig av sina erfarenheter av att ansöka om extern finansiering för innovationsprojekt inom en kommun.
I potten för IoT Sveriges utlysning finns trettio miljoner krononor som ska gå till nya och innovativa IoT-lösningar inom offentlig sektor. IoT Sverige har sedan programmet startades finansierat över hundra projekt. Men hur går man egentligen från tanke till handling? Från att ha en riktigt bra projektidé till att faktiskt sätta sig ned och skriva den där ansökan?
Grunden är en riktigt bra projektidé
IoT Sverige fick en pratstund med Gustaf Ulander, utvecklingsledare på internationella enheten på Skellefteå kommun. Han har stor erfarenhet av att för kommunens räkning ansöka om extern finansiering, både för mindre projekt på ett par hundra tusen till mångmiljonprojekt.
Gustafs tre snabba ansökningstips:
1) Det tar tid att skriva ansökningar. När alla organisatoriska bitar är på plats, räkna med att sätta av två personer som jobbar 75 procent med ansökan de sista två veckorna.
2) Se till att hitta starka partnerskap. På Skellefteå kommun har vi ett väldigt bra samarbete med Luleå Tekniska Universitet (LTU) till exempel. Ofta blir det en kärntrupp som matchar och arbetar bra tillsammans. Se till att nyttja varandras kontaktnät.
3) Läs igenom utlysningstexterna ordentligt. Var inte rädd för att fråga om hjälp.
– Till att börja med behöver det finnas en riktigt bra projektidé i botten. En idé som utgår från ett verkligt behov som verksamheten känner igen och som behöver en lösning, säger Gustaf Ulander.
En annan viktig del handlar om att förankra projektidén i verksamheten. Skellefteå kommun har beviljats medel för flera projekt finansierade via IoT Sverige. Flertalet av dem är innovationsprojekt inom äldreomsorgen.
– Förankringsarbete tar ofta längre tid än man tror. För oss har det varit avgörande att få med såväl verksamhetsutvecklingsledning som medarbetarna i äldreomsorgen. När man riggar projekt är det lätt att underskatta omfattningen av olika arbetspaket och andra insatser, menar han.
Ytterligare en erfarenhet kring förankring är att det krävs ännu mer tid när flera kommuner ingår som projektparter. Sveriges kommuner är olika organiserade och har olika förutsättningar och infrastrukturer kring exempelvis äldreomsorg, något man tidigt behöver identifiera och ta höjd för i projektet, menar Gustaf.
Att hålla sig till det som efterfrågas
Att ansöka om externa medel för innovationsprojekt är en process som tar tid. Det är A och O att noggrant läsa igenom utlysningstexten och se till att man har förstått syfte och mål. Det är också viktigt att tänka på att hålla sig till det som efterfrågas i utlysningen.
– Ett vanligt misstag är att ta med alldeles för mycket så att den ursprungliga projektidén förändras. Ett tips är att ta hjälp av någon utomstående som får läsa utlysningstexten och sedan titta på ansökan och se om den faktiskt svarar på det som efterfrågas, säger Gustaf Ulander.
Hur lång tid en ansökningsprocess tar beror givetvis på flera saker. Hur utlysningen är utformad och vilken typ av projekt det handlar om. IoT Sverige erbjuder tre projekttyper i årets utlysning; Förberedelseprojekt, Prototyputvecklingsprojekt och Genomförandeprojekt. Gustaf Ulander har erfarenhet av att ansöka om alla tre. När det gäller Förberedelseprojekt handlar det mycket om att ha en bra grundfrågeställning som ska utredas för att se om det är något som går att arbeta vidare med.
– Prototyp- och Genomförandeprojekt kräver en större insats. Här handlar det ofta om att skala upp användningen av IoT och att implementera brett. Det är ofta flera projektparter involverade, både från offentlig sektor och från näringslivet, vilket ställer högre krav på organisation och samverkan, säger han.
Våga satsa på innovationsprojekt
IoT Sveriges utlysning för 2022 är ett finansieringserbjudande för att sätta fart på nyttjandet av IoT inom offentlig sektor. Det behövs nya innovationer för att tackla flera av framtidens samhällsutmaningar. Men att driva innovationsprojekt inom offentlig sektor är inte alltid en självklarhet. En kommuns interna projektstruktur följer ofta en väldefinierad process med beställare, resursägare, tydliga mål och en avsatt budget.
– Mycket av detta finns självklart med även i innovationsprojekt, men med en stor skillnad att det inte på förhand går att veta exakt vad utkomsten av projektet kommer att bli. Det ligger i själva ordet innovation, något nytt och ännu inte känt. Detta ”osäkerhetsmoment” kan upplevas både svårt och jobbigt att hantera.
Gustav Ulander vill ändå lyfta vikten av att som kommun våga satsa på innovation. Skellefteå har tack vare flera innovationssatsningar, bland annat via IoT Sveriges finansiering, lyckats förbättra och effektivisera äldreomsorgen. Och då handlar det inte om att minska personalantalen, påpekar Gustaf Ulander.
– Nej, utan om att se till att ha rätt personal på rätt ställe. Vi brukar prata om att ”ha mänskliga händer där mänskliga händer behövs”. Låt tekniken ta hand om resten. Det är roligt att arbeta med äldreomsorg, en sektor som kanske inte alltid får stå i första led när det gäller ny teknik och innovation, säger han.
