Lyckad upphandling av gemensam IoT-plattform

Upphandlingen av den nya IoT-plattformen ingår som en del i projektet Regiongemensam IoT i Jönköpings län, som IoT Sverige finansierar. Totalt har femtiofem parter deltagit i upphandlingen; länets tretton kommuner, Region Jönköpings län, Länsstyrelsen samt kommunala bolag och kommunalförbund.

Det är en glad och nöjd ordförande för Jönköpings digitaliseringsråd som nu kan konstatera att god samverkan och dialog har gett resultat.

– Vi har landat den här upphandlingen på närmare 15 miljoner med 55 deltagande beställarorganisationer. Nyckeln till framgång är att vi under resans gång varit transparenta och haft en god dialog med både leverantörer och övriga parter i projektet, säger Jan Pihl, som också är beställare och styrgruppsordförande för projektet.

Fördelarna med gemensam upphandling

Det som upphandlats gemensamt är alltså en IoT-plattform som ska skapa förutsättningar för implementering av diverse olika smart-stad-lösningar. Fördelarna med att göra detta gemensamt är många. Inte minst när det gäller drift och förvaltning.

– Vi kommer att ha en gemensam driftsmiljö och förvaltningsorganisation för den nya IoT-plattformen. Det gör att vi får en samlad bild av tekniken, av alla sensorer som finns i systemet och vilka lösningar fungerar bra respektive mindre bra, säger Jan Pihl.

Dessutom blir det ett naturligt kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan alla kommuner och organisationer som står bakom upphandlingen. Andra viktiga fördelar handlar om ekonomi och effektivitet.

– Det är naturligtvis mycket billigare att samla kunskap och kompetens i en och samma förvaltningsorganisation än att alla tretton kommuner har sina egna. Jag är även övertygad om att den blir både bättre och mer effektivt, menar Jan Pihl.

Viktigt med dialog, transparens och samverkan

Men att driva ett upphandlingsprojekt med så många parter innebär inte alltid en spikrak väg framåt. En lärdom från Regionens tidigare (och betydligt mindre) IoT-upphandling var vikten av att involvera leverantörerna tidigt i processen.

Därför bjöds leverantörer och övriga parter in till beställar- och marknadsdialoger. Intresset för dessa visade sig vara stort. Jan Pihl menar att dialogerna har varit en framgångsfaktor och något som bidragit till bättre underlag i kravställningsprocessen.

– Det har varit nödvändigt att genomföra dessa möten även om det är en ganska besvärlig och ibland tungrodd process med många viljor att ta hänsyn till. Dialogerna har skapat transparens och tydlighet, säger han.

Överprövning drogs tillbaka

Upphandlingsunderlaget togs ändå upp för överprövning tidigare i höst, men i dialog med projektledningen drog leverantören tillbaka sin ansökan.

– Vi har fört en konstruktiv diskussion om att hitta vägar framåt för att inte bromsa utvecklingen av IoT i offentlig sektor. Vår tidigare leverantör av IoT-plattform, Combitech med underleverantör Sensative, har varit starkt bidragande till projektets framgång, säger Jan Pihl.

Avtalet med Combitech löper ut i september 2023 men samverkan kommer att fortsätta kring utvärdering av upphandlingen. Det är viktigt i det fortsatta arbetet med digitalisering och användning av IoT.

– I ett större perspektiv hoppas vi kunna bidra till ökad leverantörssamverkan inom IoT-området i Sverige, säger Jan Pihl.

Använt befintliga riktlinjer

Utöver marknadsdialogerna har projektet använt sig av nationella och internationella riktlinjer som redan finns kring upphandling av IoT i offentlig sektor. Till exempel den internationella referensarkitekturen för IoT, ISO/IEC 30141 och den nationellt framtagna RefARK (SKR/INERA), som också drevs som ett strategiskt projekt via IoT Sverige.

IoT Sverige har även stöttat processen genom Arbetsgruppen Standarder & Plattformar. Arbetsgruppen består av deltagare från både offentlig sektor, näringsliv, akademi och intresseorganisationer.

– Det är ett nätverk som vi haft stor nytta av och där vi har kunnat bolla frågor kring upphandling och kravställning av IoT-arkitektur med mera, säger Jan Pihl.

Dela erfarenheter

Projektet Regiongemensam IoT i Jönköpings län vill gärna dela med sig av sina erfarenheter till andra kommuner och regioner som står inför liknande upphandlingar. Det finns många lärdomar att hämta, många fallgropar att undvika. Generellt menar Jan Pihl att upphandlingsprocessen behöver förenklas och standardiseras ytterligare. Den gemensamma upphandlingen i Jönköping är en av de första i Sverige att genomföras.

Nu ser Jan Pihl fram emot att se spännande och samhällsnyttiga IoT-lösningar jackas in i den nya plattformen.

– Det finns många tankar och idéer på gång runt om i våra tretton kommuner som rör alltifrån vatten och avlopp till klimatsmarta fastigheter och lösningar inom hälsa, vård och omsorg, säger Jan Pihl.

Leverantören som vann upphandlingen är TH1NG AB med plattformen IoT Open.